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“O Manual de Gestão Documental é um dos instrumentos do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), previsto no artigo 5.º, inciso VIII, da Resolução CNJ n. 324/2020 (Conselho Nacional de Justiça, 2020d).
Com o objetivo de especificar as diretrizes, os princípios e as normas de Gestão Documental estabelecidos na Resolução, este Manual constitui material de consulta e de orientação para o planejamento, a implementação e a execução do tema nos diversos órgãos do Poder Judiciário.
Trata-se da segunda atualização da versão original do Manual, publicada em 2011 e revista em 2021 à luz da Resolução CNJ n. 324/2020. Contempla a expressiva evolução tecnológica e normativa ocorrida desde então e as alterações decorrentes da predominante virtualização da atuação do Poder Judiciário.
A partir da fundamentação constitucional e legal do Proname, de seus princípios e diretrizes orientadoras, o Manual apresenta os principais elementos que estruturam o funcionamento de um programa de Gestão Documental.
São expostos os instrumentos de Gestão Documental instituídos pelo Programa, a importância do estabelecimento de políticas e de planejamento nessa área, a metodologia para sua execução, a implantação de programas de gestão e os aspectos constitucionais e legais relacionados ao acesso à informação e à proteção de dados pessoais.
Apresentados os recursos organizacionais necessários à gestão documental, com ênfase na composição, nas atribuições e no funcionamento das Comissões Permanentes de Avaliação Documental e das unidades necessárias para essas atividades, discorre-se sobre o apoio externo à sua execução, por meio de convênios e contratação de serviços.
Em relação aos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, recursos organizacionais de ordem tecnológica, são introduzidos os contornos do Modelo de Requisitos para orientar a sua aquisição e o seu desenvolvimento (MoReq-Jus) e da política pública para governança e gestão do processo judicial eletrônico, que integra os tribunais por meio da Plataforma Digital do Processo Eletrônico (PDPJ-Br), ambos instituídos pelo Conselho Nacional de Justiça.
O Manual apresenta as fases do ciclo de vida da documentação nos órgãos do Poder Judiciário, a partir da classificação da documentação em corrente, intermediária e permanente, descrevendo os principais procedimentos adotados na Gestão Documental em cada etapa.
O regramento do Programa relacionado à avaliação da documentação é apresentado a partir da sua definição e da análise da função arquivística de classificação da documentação por meio dos Planos de Classificação das áreas judicial e administrativa do CNJ e da sua complementação pelas Tabelas de Temporalidade.
No Manual, são expostos os critérios para a seleção de documentação judicial e administrativa dotada de valor secundário e os procedimentos relacionados à guarda permanente e ao descarte daquela que cumpriu sua temporalidade e não apresenta igual valor.
Discorre-se sobre a conversão de suporte da documentação, por meio de microfilmagem e digitalização, remetendo-se em relação a esta à disciplina do normativo e do Manual próprio.
De maneira prática, são descritos procedimentos para a conservação preventiva e o restauro de documentos não digitais e digitais e apresentadas diretrizes para a implementação de política e plano de preservação digital, adoção de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) e implementação de política de preservação de websites e mídias sociais.
Nos anexos que acompanham o Manual, estão incluídos instrumentos de gestão documental que, em conjunto com os sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, os Planos de Classificação, as Tabelas de Temporalidade e os Manuais do Proname, orientam as atividades de gestão documental no Poder Judiciário.
O Manual de Gestão Documental deve ser aplicado em conjunto com o Manual de Gestão de Memória (Conselho Nacional de Justiça, 2021a), o Manual de Digitalização de Documentos do Poder Judiciário (Conselho Nacional de Justiça, 2023d) e o Guia de Aplicação da Tabela de Temporalidade da Documentação Unificada - Área-fim (TTDU) (Conselho Nacional de Justiça, 2023b e 2024a), instrumentos do Programa disponibilizados na página respectiva do Conselho Nacional de Justiça.
Na aplicação dos instrumentos do Programa e em todas as ações de gestão, destinação, preservação e difusão da documentação, deve ser observada a abordagem transdisciplinar e o atendimento das políticas de Gestão Documental, Gestão de Memória e Preservação Digital implementadas em cada órgão do Poder Judiciário.
As dúvidas relacionadas à Gestão Documental, incluídas ou não neste Manual, devem ser encaminhadas ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) pelo e-mail: proname@cnj.jus.br.” (Conselho Nacional de Justiça, Manual de Gestão Documental, 3ª ed, 2024, p. 15).
Conselho Nacional de Justiça, 2025. Disponível em: https://www.cnj.jus.br/wp-content/uploads/2024/12/manual-gestao-documental-pj-2024-ed-3.pdf
Para acessar o MANUAL DE GESTAO DOCUMENTAL DO PODER JUDICIÁRIO clique aqui
