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Noções de Preservação de Documentos
Todo acervo precisa de cuidados ininterruptos para que seja mantido em bom estado. A preservação de documentos adota procedimentos de conservação para estabilizar ou amenizar os processos de degradação do acervo, prolongando a vida do documento e a qualidade de acesso às informações nele contidas.
Considerando a necessária conservação do acervo institucional da Justiça do Trabalho no Paraná, o TRT9 desempenha, através da Divisão de Gestão Documental, Arquivo e Memória, sua atividades consoante especificações exigidas para a guarda de documentos de arquivo permanente, utilizando área de depósito com condições adequadas – controle de iluminação, umidade e temperatura, mobiliário, acondicionamento apropriado.
No laboratório do Centro de Memória, onde está guardado o acervo permanente, são realizados procedimentos de higienização, bem como de conservação interventiva, mais conhecidos como pequenos reparos.
Fatores de deterioração
O acervo a ser preservado é composto por diversos suportes que possuem fatores intrínsecos e extrínsecos de deterioração.
O fator instrínseco se dá em razão de não existir preocupação com a sua durabilidade durante a produção. Para elucidar consideremos o papel, que compreende grande parte do acervo, apresenta como fator intrínseco a acidez e a fragilidade, no caso da fotografia colorida a perda rápida das cores.
Os fatores extrínsecos também podem ocasionar deterioração dos documentos, qualquer que seja o seu suporte. São eles:
Assim a deterioração dos documentos pode ser controlada ou amenizada adotando-se medidas preventivas de guarda, manuseio e acondicionamento, preservando-se, portanto, o documento e suas informações.
O ambiente de guarda do acervo
A área de depósito possui várias características que devem ser observadas para que haja adequado ambiente de conservação ao acervo.
A limpeza deve ocorrer constantemente, visto que o acúmulo de pó no ambiente favorece o desenvolvimento e proliferação de microorganismos causando danos aos documentos. Além disso, por ser local onde transitam pessoas que trabalham com o acervo, deve ser um local salubre. Como não deve haver dispersão de pó, ao realizar a higienização das estantes, dos armários, das caixas-arquivo e do chão utilizam-se panos levemente umedecidos.
Outro cuidado com a área de guarda e de trabalho são os restos ou migalhas de alimentos, pois atraem roedores e insetos que atacam os documentos, em virtude disso não é possível consumir alimentos ou bebidas nestas áreas. Quanto aos líquidos, apresentam outro risco ao acervo, pois se derramados podem sujar documentos ou danificar equipamentos.
Para segurança do acervo e sua adequada conservação, salienta-se mais um cuidado a ser tomado, qual seja, proibição de fumar nas áreas de trabalho e de guarda de documentos, visto que pode causar incêndio e devido aos resíduos químicos da fumaça que causam danos aos documentos.
A área de depósito dos documentos deve possuir controle de temperatura e umidade, vez que seus altos índices são prejudiciais à conservação do acervo. O calor acelera a deterioração e a alta umidade relativa do ar fornece reações químicas danosas no acervo que favorecem a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias), por isso a área deve permanecer com índices de aproximadamente 20ºC de temperatura e no máximo 50% de Umidade Relativa do Ar. Ressalta-se que os filmes, fotografias, negativos e microfilmes, são facilmente atacados por fungos se não forem observados tais cuidados.
No caso de locais com baixa umidade relativa do ar, logo, bastante secos, há perda da umidade dos materiais dos suportes do acervo, especificamente quanto ao papel, torna-se quebradiço e frágil.
Não é recomendável que o mobiliário para guarda e acondicionamento do acervo seja de madeira, porque pode ser atacado por cupins e outros insetos que causam danos ao papel. Para que não haja esse problema, devem as estantes, mapotecas e armários ser de metal com revestimento à base de esmalte e tratados por fosfatação para evitar ferrugem. Outro aspecto importante para o mobiliário é o tipo e tamanho dos documentos, pois devem ser adequados à estrutura a ser armazenada, de forma a evitar dano nos documentos.
A luz acelera a deterioração dos acervos, por isso deve ser controlada com filtros UV nas janelas, ou com cortinas e persianas. Qualquer exposição à luz, mesmo por um breve período de tempo, causa deterioração dos documentos, que resultam ao longo do tempo em alterações físico-químicas na estrutura do papel, das tintas, das fotografias e do couro da capa dos livros, e esses danos são cumulativos e irreversíveis, desta forma, as estantes, armários ou mapotecas deve ser posicionado de forma que não recebam luz direta. As radiações ultravioleta emitidas pela luz solar e artificial, existente principalmente nas lâmpadas fluorescentes, podem ser controlada com filtros especiais.
Manuseio
Ao manusear documentos permanentes devem ser tomados vários cuidados, preferencialmente devem as mãos estar com luvas, pois, mesmo que limpa, possui gordura natural que danifica o documento ao longo do tempo.
O manuseio deve ocorrer sobre uma mesa e de forma delicada evitando rasgar ou danificar, não sendo adequado também o apoio de mãos e cotovelos. Caso for retirá-lo de uma pasta, caixa ou estante, cuidar das capas e lombadas.
Para retirar os autos de processos judicias das caixas é preciso segurá-lo com firmeza na parte mediana da encadernação, como um livro. Retirar autos puxando-o pela borda superior pode ocasionar danos na capa.
Outra precaução ao manusear tais documentos seria não dobrar os documentos, pois neste local instala-se uma área frágil que se rompe e rasga facilmente. Pelo mesmo motivo deve-se evitar o uso de grampeador, que além das perfurações produzidas, prende ao papel grampos de metal, que enferrujam rapidamente.
Como o metal danifica o papel o uso de clipes de metal em contato direto com o papel deve ser evitado, se for necessário sua utilização dar preferência para clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato.
As fitas adesivas possuem cola que perde a aderência rapidamente e resultam em uma mancha escura de difícil remoção sobre os documentos, por isso não é recomendável usar. Infelizmente, nos autos judiciais em papel é comum tal prática antes que o documento chegue ao arquivo da instituição.
No que se refere às fotocópias de documentos permanentes é contra-indicado, devido a luz forte da máquina copiadora e ao fato de poder de fotocópia ocasionar dobras e rasgos nos documentos, e se encadernados na costura e a lombada.
Acondicionamento
Todos os autos judiciais são acondicionados dentro de caixa-arquivo, que devem ser do mesmo tamanho. As caixas podem ser guardadas em posição vertical ou horizontal. No último caso dará aos documentos um apoio generalizado e evitará a deterioração das margens, o enrolamento e outros danos mecânicos que a armazenagem vertical poderia causar. Entretanto, na posição horizontal, os documentos que estão no fundo da caixa sofrem o peso daqueles que estão acima. A armazenagem vertical é preferível quando os documentos e as pastas estão bem apoiados, evitando o enrolamento e os danos às margens. Para preencher os espaços das caixas que não estejam inteiramente cheias podem ser utilizados cartões de espaçamento, confeccionados em materiais estáveis. É preciso ter cuidado para não encher demais as caixas, pois isto pode causar danos quando os documentos são retirados.
Além de caixas-arquivo, pode-se utilizar outras opções de embalagens, analisar o documento a ser acondicionado e se possível utilizar papéis e papelões com pH alcalino e livres de lignina e enxofre, que são ácidos. Uma boa solução de acondicionamento são as pacotilhas, as quais devem ser feitas com papel de boa qualidade e amarradas com cadarço de algodão. Entretanto, para definir a melhor forma de acondicionamento relevante considerar o tamanho e o tipo de documento, o espaço disponível, os custos e o tempo de guarda. Sempre lembrando que as embalagens devem ser de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo.
No acondicionamento não se pode utilizar barbantes ou elásticos, pois podem cortar ou danificar a embalagem e os documentos ali acondicionados. Os fixadores em metal enferrujam facilmente e danificam o documento, por isso grampos, clipes, bailarinas devem ser substituídos por prendedores ou hastes plásticas.
Fontes
- Preservação de documentos disponível no endereço eletrônico http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=37
- Armazenagem e Manuseio disponível no endereço eletrônico http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/CPBA_1_a_9_Armazenamento.pdf
