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O que é gestão documental?
A gestão documental organiza e zela por toda a documentação que a instituição produz e recebe, de forma a proporcionar acesso célere à informação que está nos documentos. Tecnicamente abarca procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
Apenas para elucidar melhor, é importante esclarecer que existe um ciclo de vida do documento para a gestão documental, onde a primeira fase de arquivamento é denominada de corrente, aqui o documento ainda está sendo utilizado na unidade em que foi produzido ou recebido, no caso dos autos judiciais, esta fase coincide com a tramitação dos autos até o seu arquivamento definitivo. A segunda fase é a intermediária, onde os documentos, dentre eles os autos judiciais arquivados definitivamente, são transferidos para o um arquivo central, que faz a guarda dos documentos de várias unidades. Após esta fase o documento poderá ser eliminado ou recolhido para a fase de arquivamento permanente, que é a terceira fase, que como o próprio nome estabelece é de guarda perpétua, ou seja, nunca será eliminado.
A Recomendação 37/2011 do CNJ, que pretende a unificação dos procedimentos no Poder Judiciário, a conceitua da seguinte forma "A Gestão Documental no Poder Judiciário é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação encontra-se registrada"
Qual a importância da Gestão Documental?
A gestão de documentos é de fundamental importância em todas as instituições, visto que organiza arquivos, efetua análise e conservação da documentação, com o escopo de agilizar o processo decisório da instituição, por meio de informações político-administrativas pertinentes, bem como preservar a memória, a cultura e a identidade organizacional. No que se refere especificamente aos autos judiciais há preocupação de agilizar e conservar documentos importantes para a aposentadoria dos trabalhadores que tiveram seus direitos garantidos através de ação judicial.
Qual a utilidade do plano de classificação na gestão documental?
O plano de classificação é instrumento da gestão documental que prevê códigos de classificação para os documentos utilizados pela instituição através das funções e atividades executadas pela instituição.
Para que serve a tabela de temporalidade na gestão documental?
A tabela de temporalidade é instrumento da gestão documental que determina o tempo de guarda do documento no arquivo corrente e no intermediário e sua destinação final, após o decorrer do prazo de guarda, que pode ser o recolhimento para o arquivo permanente ou a eliminação, segundo critérios do Decreto 5.940/2006.
Em que momento os autos judiciais são encaminhados ao arquivo?
Os autos judiciais quando arquivados definitivamente, ou seja, com baixa na Distribuição, são transferidos para a unidade de arquivo competente. A Divisão de Gestão Documental, Arquivo e Memória, em Curitiba e a seus Setores de Arquivo, Gestão Documental e Memória de Maringá e Londrina, realizam a guarda destes autos judiciais até o recolhimento para o arquivo permanente ou a eliminação. As varas do trabalho que não são atendidas por unidades específicas de arquivo, possuem arquivo próprio.
Quanto aos autos judiciais que eram físicos (em papel) e foram migrados para o processo eletrônico, as unidades de arquivo recebem e arquivam a parte física como documentação dos autos judiciais eletrônicos.
Quando ocorre a eliminação?
O momento da eliminação está previsto na tabela de temporalidade.
Assim, após o cumprimento da temporalidade prevista, da aplicação do corte cronológico, da avaliação realizada pela CPAD quanto ao valor histórico, bem como da aplicação do Plano para Amostra Estatística Representativa poder-se-á iniciar o procedimento para eliminação.
A eliminação de autos e documentos judiciais e administrativos será precedida de publicação de edital de eliminação no órgão oficial de divulgação e no site do TRT9 para conhecimento dos interessados e possível solicitação de desentranhamento de peças, observado o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias.
Salienta-se que tal eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado.
